Существуют различия между письменными и устными сообщениями. Письменные сообщения, подаваемые в СМК, должны отвечать таким требованиям, как:
1. Актуальность.
2. Значимость.
3. Запоминаемость.
4. Понятность.
5. Правдоподобность.

Существует несколько видов сообщений для прессы, которые наиболее часто публикует специалист по связям с общественностью:

• Бекграундеры – информация текущего событийного характера. Это новость, которая не является сенсацией, – о новых направлениях деятельности, о текущих мероприятиях. Эти сообщения отсылаются регулярно.
• Пресс-релиз, ньюс-релиз, факс-релиз – сообщения, содержащие важную новость или полезную информацию для широкой аудитории, направленные на создание паблисити. Тема может варьироваться от презентации нового вида услуг до образования стипендиального фонда.
• Газетно-журнальные статьи. Целью публикаций является расширение доверия или укрепление недоверия клиента к компании и ее деятельности. В них рассказывается об истории фирмы, ее успехах, продукции, о деятельности руководства и т.д. Среди таких материалов выделяются:
  • Занимательная статья – цель данного сообщения не столько информировать, сколько развлекать. Стиль – неформальный.
  • Кейс-история – используется для рассказа о благоприятном использовании потребителем продукта или услуги компании, или о разрешении проблемной ситуации.
  • Именные или авторские статьи – статьи, мнимо подписанные должностным лицом конкретной фирмы. Они представляют руководителя фирмы в качестве эксперта и повышают репутацию компании и руководства, как источника, заслуживающего доверия. Обычно такие статьи пишутся специалистами по связям с общественностью.
  • Обзорные статьи – статьи, обобщающие опыт нескольких компаний в отрасли. Паблисити более слабых компаний может улучшиться в результате включения материалов о них в обзорную статью вместе с материалом о крупных и сильных компаниях.
• Факт-лист – короткий документ, компактно отражающий профиль организации, должностного лица или события.
• Форма “вопрос-ответ” - пишущий перечисляет наиболее часто задаваемые вопросы по предмету и представляет на них ответы.
• Биографии – жанр текста службы по связям с общественностью, представляющий фактическую информацию о должностном лице организации, фирмы или социально значимой персоне. Пресс-служба готовит биографии хорошо известных людей для возможного немедленного использования в новостях в экстренных случаях. Выделяются такие типы биографий, как: биография-конспект – представляет события в хронологическом порядке, основное внимание уделяется фактам и датам. Биография-рассказ – представляет данные о человеке, имеющем определенное образование и успешную карьеру, а не сухое перечисление фактов. Биография-повествование – отличается от других видов биографий тем, что в ней могут отсутствовать биографические данные. Особое внимание в такой биографии отводится ценностным качествам личности. Форма подачи материалов биографии зависит от целевой аудитории: биография-конспект предпочтительнее для внутренней общественности, биография-рассказ –предназначается для СМИ в виде готового к печати текста, биография-повествование чаще всего используется в политике (листовки, буклеты, брошюры). В материале о кадровых изменениях текст биографии следует за абзацем, содержащем новостной характер.
• Заявление – сообщение, которое объявляет или объясняет позицию организации по какому-либо вопросу. Оно должно быть кратким и недвусмысленным.
• Электронная информация.